Menggunakan Text to Column di Excel

Text to columns merupakan sebuah tools yang terdapat pada aplikasi ms.excel yang digunakan untuk memecah suatu strings teks pada suatu sel menjadi beberapa strings teks yang terpisah.

Pada aplikasi excel 2007 terdapat dua pilihan cara dalam memecah teks menggunakan text to column ini yaitu pilihan delimited dan fixed width.

1. Text To Columns Cara Delimited

Memecah strings teks dengan menggunakan opsi ini adalah memisahkan kata dengan tanda baca yang ditentukan (diberikan) seperti tab, titik koma, koma, spasi, dan lain-lain.

Syarat untuk memecah strings teks menggunakan cara ini adalah pada strings teks yang akan dipecah harus terdapat tanda baca yang bisa digunakan.

Cara Menggunakan Text To Columns Opsi Delimited

Gambar delimited 1 dibawah ini merupakan contoh data yang akan dipisahkan menggunakan text to columns opsi delimited. Kolom A (sales number) akan dibagi menjadi tiga strings teks yang dipisahkan berdasarkan tanda garis miring (/).

Pemisahan dengan cara ini akan menghilangkan tanda baca yang digunakan sebagai pemisah, jadi tanda garis miring tidak akan terdapat pada 3 bagian kolom yang dipisahkan nanti.

Delimited 1

Langkah-langkah menggunakan text to columns dengan cara delimited

1. Sobat blok pada rentang sel (array) yang akan dipecah (contohnya A1:A9)
2. Dari menu bar sobat pilih Data, lalu pada tools bar cari Text to Columns yang terdapat pada kelompok Data Tools. 
3. Pada wizard pertama sobat pilih delimited pada choose the file type as commas or tab separate each field lalu klik tombol next.
4. Pada wizard kedua ini sobat pilih pada salah satu delimiters yang tersedia. (karena pada contoh akan menggunakan tanda “/”, maka sobat pilih centang other lalu ketik / pada inbox form disebelah kanannya lalu pilih next.
5. Pada wizard ketiga ini sobat bisa menentukan format data dari masing-masing kolom yang akan dipisahkan (bisa format general, text, date, atau biarkan saja). Pada destination silahkan pilih sel yang akan dijadikan sebagai kolom pertama.
6. Jika sudah sobat bisa klik tombol ok dan cara memisahkan text to column menggunakan delimited ini sudah selesai. 

Hasil Text To Columns Opsi Delimited

Gambar delimited 2 berikut ini merupakan contoh hasil memecah strings teks menggunakan pilihan delimited pada contoh diatas.

Hasil pada gambar ini akan menimpa kolom A, B, dan kolom C sebelumnya karena pada saat wizard ketiga destination untuk menempatkan hasilnya tidak diisi.

Delimited 2

Dengan menggunakan cara ini, tanda baca yang digunakan sebagai pemisah akan dihilangkan pada hasil yang didapatkan.

2. Text To Columns Cara Fixed Width

Memecah strings teks dengan menggunakan opsi ini adalah memisahkan kata dengan membagi kata secara garis lurus yaitu data dibagi tanpa melihat tanda bacanya.

Dengan menggunakan cara ini, setiap strings teks yang dibagi akan mempunyai jumlah karakter yang sama pada masing-masing kolom kecuali pada kolom terakhir.

Cara Menggunakan Text To Columns Opsi Fixed Width

Contoh gambar fixed width 1 dibawah ini akan dijadikan contoh cara memecah strings teks menggunakan opsi fixed width.

Dari contoh gambar tersebut akan dipisahkan string text pada kolom A (sales number) menjadi dua buah string text yang ditempatkan pada dua kolom :

• Strings text pertama berisi bagian sebelah kiri yaitu bagian 010.000-15. pada sales number yang akan ditempatkan pada kolom pertama atau kolom sebelah kiri.
• Strings text yang kedua berisi bagian sebelah kanan yaitu bagian 29939792 yang merupakan bagian dari nomor counter penjualan pada sales number yang akan ditempatkan pada kolom kedua atau kolom sebelah kanan.

Fixed Width 1

Hasil dari pemisahan ini akan ditempatkan pada kolom A dan kolom B. Karena kolom B berisi kode barang, agar tidak ditimpa dengan hasil pemisahan teks, sobat bisa insert sebuah kolom disebelah kanan kolom A

Langkah-langkah memisahkan strings teks menggunakan text to columns opsi fixed width adalah :

1. Lakukan blok pada kolom A yang akan dipecah (contoh A2:A20)
2. Langkah kedua dari menu bar sobat pilih data kemudian pilih text to columns pada tools bar.
3. Pada wizard pertama sobat pilih fixed widht kemudian klik tombol next.
4. Selanjutnya akan muncul form wizard bagian 2, pada bagian ini kita akan memilih pada bagian mana data akan dipecah. karena pada contoh ini data yang akan dipecah berada disebelah kanan tanda titik maka sobat bisa klik kiri dengan pointer mouse pada bagian yang mau dipecah sampai muncul tanda panah keatas.

   

   Fixed Width 2
5. Jika tanda panah keatas berada pada tempat yang bukan diinginkan untuk dipecah, sobat bisa menggeser tanda panah terebut ke tempat yang mau dipisahkan dengan klik kiri dan tahan pada tanda panah kemudian arahkan ke tempat yang mau dipisahkan.
6. jika sobat mengklik tanda panah baru secara tidak sengaja maka data akan dipecah berdasarkan jumlah tanda panah yang ada. jika tanda panahnya ada 2 maka data akan dipecah menjadi 3.
7. Untuk menghilangkan tanda panah yang lebih karena tidak sengaja, sobat  bisa lakukan klik kiri 2X pada tanda panah yang mau dibatalkan penggunaannya.

Jika Pemilihan pemisah data dengan tanda panah sudah ditentukan sesuai dengan keinginan, maka langkah selanjutnya klik tombol next maka akan muncul form wizard bagian 3. Pada bagian ini kita akan menentukan jenis format data hasil dari pemisahan data.

Untuk memilih format data yang akan digunakan, pada data preview sobat silahkan klik bagian yang akan ditentukan format datanya. Bagian yang aktif dan dipilih adalah bagian yang disorot dengan warna hitam dengan format default adalah general.

Untuk mengubah format data silahkan pilih salah satu pilihan yang tersedia pada column data format, sedangkan untuk memilih data berikutnya silahkan klik pada bagian data di data preview.

Pilihan Destination adalah tempat dimana data akan ditempatkan, secara default data akan ditempatkan pada sel dimana data awal berada.

Jika sobat ingin memindahkan hasil dari ekstrak datanya silahkan pilih sel dimana data paling kiri akan ditempatkan.

Langkah selanjutnya tinggal klik tombol finish dan akan muncul form pertanyaan Do you want to replace the contents of destination cells?.  silahkan pilih ok karena sebelumnya memang sudah disiapkan sebuah kolom kosong untuk mengisi dari text yang dipisahkan.

Hasil Text To Columns Opsi Fixed Width

Hasil memisahkan kata dengan menggunakan text to columns opsi fixed width ini sobat bisa lihat pada tampilan gambar fixed width 3 dibawah ini. 

Hasil sales number dibagi menjadi dua bagian masing-masing pada kolom A (bagian kiri) dan kolom B (bagian kanan).

Fixed Width 3

Kesimpulan

Text to columns merupakan tools yang dapat digunakan untuk keperluan pengolahan data dengan format text dan memudahkan dalam melakukan manipulasi data.

Baca juga : fungsi concatenate di excel untuk menggabungkan strings teks pada aplikasi ms.excel